Resumen del puesto
El Director de Operaciones supervisará las operaciones diarias de un equipo especializado responsable de la obtención, seguimiento y entrega de registros médicos y de facturación esenciales para el trabajo de casos del bufete. Esta función es fundamental para garantizar la adquisición oportuna de la documentación, mantener el estricto cumplimiento de la HIPAA y apoyar a los abogados, gestores de casos y negociadores con información precisa y actualizada sobre los casos.
El candidato ideal es un líder proactivo con excelentes dotes de comunicación, gran capacidad de mejora de procesos y experiencia previa en la gestión de operaciones administrativas o de registros de gran volumen, preferiblemente en un entorno jurídico, sanitario o de seguros.
Responsabilidades clave
Dirección y gestión de equipos
- Supervisar directamente a un pequeño equipo responsable de obtener historiales médicos y de facturación de los proveedores de asistencia sanitaria.
- Garantizar una gestión continua del rendimiento que incluya la fijación de objetivos, la retroalimentación, la formación y la realización de revisiones formales.
- Contratar, formar e incorporar a nuevos miembros del equipo; proporcionar apoyo y desarrollo continuo de las capacidades.
- Fomentar una cultura de equipo colaborativa, responsable y orientada a los resultados.
Adquisición de historiales médicos y supervisión de la conformidad
- Garantizar que el equipo obtenga los historiales médicos y de facturación relacionados con los casos a través de contactos constantes por teléfono, correo electrónico, fax y correo postal.
- Confirmar que la documentación que cumple la HIPAA está archivada y se entrega a los proveedores médicos según sea necesario.
- Supervisar las comunicaciones de seguimiento para garantizar el cumplimiento puntual de las solicitudes de registros pendientes.
- Supervisar la exactitud y el cumplimiento de toda la normativa sobre privacidad y los protocolos internos.
Documentación y comunicación de casos
- Garantizar que los miembros del equipo actualizan con precisión las notas de los casos en la plataforma de gestión de casos, incluidas las actualizaciones de estado y las cargas de documentación.
- Proporcionar informes de situación puntuales a los gestores de casos, los negociadores de casos y los abogados.
- Prestar apoyo directo a los abogados cuando sea necesario en relación con consultas sobre registros o solicitudes urgentes.
Eficiencia operativa y mejora de procesos
- Analice el rendimiento del flujo de trabajo e identifique oportunidades para agilizar los procesos, reducir los tiempos de ciclo y aumentar el rendimiento.
- Implantar procedimientos estandarizados, plantillas y mejores prácticas para optimizar la eficiencia del equipo.
- Desarrollar y mantener métricas, herramientas de información y cuadros de mando para realizar un seguimiento de la productividad y la calidad.
Planificación de personal y gestión de recursos
- Previsión de la carga de trabajo basada en el volumen de casos y las demandas previstas para garantizar una cobertura de personal adecuada.
- Ajustar la programación, la asignación de tareas y la asignación de recursos para mantener los objetivos de nivel de servicio y tiempo de ciclo.
- Colaborar con la dirección para determinar las necesidades de contratación en función de las tendencias de rendimiento y las previsiones de volumen.
Cualificaciones
- Licenciatura en Empresariales, Operaciones, Administración Sanitaria o campo relacionado.
- Más de 3-5 años de experiencia en gestión directa de operaciones en un entorno jurídico, de historiales médicos, sanitario, de seguros o similar de gran volumen de producción.
- De 5 a 10 años de experiencia en operaciones en un entorno de operaciones basado en transacciones
- Uso demostrado de datos para tomar decisiones basadas en hechos.
- Conocimiento profundo de la HIPAA y de la gestión de historiales médicos.
- Experiencia demostrada en la mejora de procesos operativos y en la aplicación de métricas de rendimiento.
- Excelentes dotes de comunicación, resolución de problemas y organización.
- Dominio de programas informáticos de gestión de casos, CRM o similares.
- Capacidad para desenvolverse en un entorno acelerado y gestionar prioridades contrapuestas.
Competencias clave
- Liderazgo y Coaching
- Optimización de procesos
- Cumplimiento y garantía de calidad
- Toma de decisiones basada en datos
- Gestión del tiempo
- Comunicación y colaboración
- Resolución de problemas
- Atención al detalle
Remuneración y prestaciones
- Seguro médico, dental y oftalmológico
- PTO y vacaciones pagadas
